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EN RESUMEN
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Impulsado por datos consolidados de Concur Expense, el viaje de negocios experimentó en 2024 una recuperación neta, con un aumento de transacciones del 13% y costos promedios por transacción en general estables. Una gestión de viajes informada – sustentada en datos, cumplimiento y experiencia del viajero – se presenta como un catalizador de esta recuperación de los gastos de viajes: aumento de billetes de avión, progreso en alojamientos y transporte terrestre, crecimiento de trenes y VTC / compartir coche, todo ello en un marco de políticas de viaje frecuentemente más estrictas y un control de costos reforzado.
Los análisis de SAP Concur muestran un año 2024 particularmente dinámico para los gastos de viajes de negocios. Los volúmenes aumentan, impulsados por el aéreo y un regreso más marcado a nivel internacional que en doméstico. Esta tendencia ilustra un claro regreso al terreno de los colaboradores después de ciclos perturbados, con una gestión de costos unitarios que tranquiliza a las direcciónes financieras.
En el corazón de esta ecuación, un control basado en datos – desde la reserva hasta la factura de gastos – permite un ajuste fino entre rendimiento económico, calidad de servicio y cumplimiento. La plataforma Concur Expense ofrece visibilidad en tiempo útil para ajustar las políticas de viaje, negociar con los proveedores y asegurar el cumplimiento de los gastos, incluso en movilidad.
Números que validan la recuperación
En 2024, las transacciones de viajes procesadas a través de Concur Expense aumentaron en 13%. En el sector aéreo, las reservas se intensifican, con una diferencia favorable a lo internacional (+6% del volumen) en comparación con lo nacional (+3%). Este impulso aéreo se acompaña de un crecimiento de dos dígitos en otras categorías: alojamiento (+17%), transporte terrestre (+16%), comidas (+13%). Las movilidades alternativas también se destacan: alquiler de coches (+10%), tren (+14%) y VTC / compartir coche (+16%).
Los equipos de SAP Concur subrayan que se trata de una recuperación «sana»: más desplazamientos, más compras por colaborador, pero costos promedios por transacción que no se disparan. Una señal fuerte para las empresas que vigilan la eficiencia de sus presupuestos mientras apoyan la reactivación comercial.
Políticas más estrictas, un control más inteligente
Paradójicamente, este crecimiento se da en un contexto donde las políticas internas se han endurecido. Un viajero de cada tres percibe esfuerzos de su empresa para reducir los gastos de viaje. La clave de este paradoja radica en una mejor disciplina de compra (proveedores preferidos, tarifas negociadas), en políticas de viaje optimizadas y en una regulación progresiva de tarifas en el mercado.
La necesidad de cumplimiento sigue siendo central: entre 15% y 20% de las facturas de gastos presentan aún irregularidades (errores, duplicados, justificantes faltantes, excesos). De ahí la exigencia de un proceso «preciso, simple y conforme», para retomar el espíritu de las recomendaciones de SAP Concur: las empresas que controlan mejor sus gastos rinden más, innovan más rápido y mantienen relaciones con los clientes más sólidas.
De la hoja de ruta a la experiencia del viajero: las palancas de una gestión informada
El enfoque ganador combina un marco claro (presupuestos, límites, proveedores) y un acompañamiento detallado de los equipos en desplazamiento. Pre-aprobaciones inteligentes, límites dinámicos, preferencias de los viajeros y herramientas móviles facilitan las decisiones entre costo, calidad y productividad. Esta coherencia también favorece la aparición de prácticas como el bleisure, útil para extender un viaje de trabajo con una corta estancia personal, sin deteriorar las políticas de gastos.
Multimodalidad y sostenibilidad como aceleradores de control
El crecimiento del tren (+14%) confirma un cambio hacia modalidades sostenibles y predecibles en términos de costos y horarios. El renacimiento de los trenes nocturnos ilustra esta dinámica: combinar descanso, reducción de la huella de carbono y control presupuestario se convierte en una palanca concreta de control de costos.
En el transporte terrestre, el aumento de VTC / compartir coche (+16%) y de alquiler de coches (+10%) exige un control más fino: integración de recibos en Concur Expense, límites horarios y por categorías, guía sobre la elección de clases de vehículos, así como restricciones geográficas para evitar el desvío de gastos.
Optimizar la hotelería y la restauración
Con un aumento del 17% en alojamiento y del 13% en comidas, las oportunidades de optimización son numerosas: estrategias de tarifas negociadas, políticas de desayuno incluido, límites por ciudad, periodos de exclusión, o incluso tarjetas virtuales con límites dinámicos. En cuanto a la conformidad, la digitalización de los justificantes y la categorización automática limitan los errores y aceleran el reembolso sin fricciones.
Tecnologías SAP Concur al servicio del rendimiento financiero
La suite SAP Concur alinea visibilidad, automatización y control. Concur Expense centraliza el gasto, detecta incoherencias y documenta decisiones; la captura móvil de recibos, OCR y analítica reducen plazos y mejoran la trazabilidad. Controles preventivos – reglas de política, alertas en tiempo real, circuitos de aprobación – refuerzan el cumplimiento sin cargar la experiencia del usuario.
Del informe a la decisión
Tableros de control granulares destacan el desvío de costos por categoría, mercado o equipo, cuantifican los ahorros de los proveedores preferidos y miden la tasa de reservas en los canales aprobados. Las empresas pueden así renegociar sus acuerdos, afinar sus políticas de viaje y hacer evolucionar sus planes de movilidad. En un ecosistema travel-tech en movimiento – ver la introducción en bolsa de Navan – la capacidad de apoyarse en datos se convierte en una ventaja competitiva.
Reducir las irregularidades, asegurar el cumplimiento
Frente al 15–20% de irregularidades registradas, la automatización de controles (duplicados, excesos, piezas faltantes), el muestreo inteligente y los flujos de escalada permiten tratar más rápido y con mayor precisión. La formación continua de viajeros y aprobadores, asociada a políticas claras, reduce significativamente la no conformidad y protege el margen sin frenar la actividad comercial.
Tendencias 2024 que rediseñan el viaje de negocios
El regreso de los viajes internacionales (+6% frente a +3% en doméstico) va acompañado de un apetito por experiencias útiles e inspiradoras, capaces de reforzar el compromiso de los equipos. Iniciativas que baten récords de viaje o valoran la movilidad responsable impregnan las políticas de recursos humanos y RSE, sin desviarse del presupuesto gracias a un control informado.
Nuevas expectativas de los colaboradores
La demanda de estancias mejor rítmicas que combinan turismo y trabajo se establece. Las organizaciones responden a esto mediante marcos claros (límites, seguros, cumplimiento fiscal), opciones multimodales (incluyendo trenes nocturnos) y una experiencia digital fluida de extremo a extremo.
Movilidades internacionales y cumplimiento ampliado
El aumento de misiones largas y relocalizaciones – por ejemplo, para mudarse a Canadá – amplía el alcance del management de viaje: visados, per diem, fiscalidad, seguros y armonización de facturas de gastos a nivel internacional. Al centralizar los datos y los procesos de aprobación, SAP Concur ayuda a estandarizar las prácticas y a controlar los costos transfronterizos.
Cómo estructurar una estrategia de gestión informada
Mapear el gasto y los recorridos (pre-compra, compra, post-compra), definir KPI específicos (tasa de reservas en el canal, costo promedio por noche, emisión de carbono por trayecto), consolidar políticas de viaje claras, y desplegar controles contextualizados son los primeros pasos. A continuación, la adopción reflexiva de los módulos SAP Concur (móvil, tarjetas virtuales, analítica avanzada), la formación continua de los usuarios y un ciclo de mejora basado en resultados.
El objetivo: una gobernanza que relacione economía, cumplimiento, experiencia del viajero e impacto ambiental. Así es como la gestión de viaje informada transforma la recuperación en una trayectoria sostenible para los gastos relacionados con los viajes.
