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Sostenuta da dati consolidati di Concur Expense, la gestione dei viaggi ha registrato nel 2024 un netto miglioramento, con un aumento delle transazioni del 13% e costi medi per transazione globalmente stabili. Una gestione dei viaggi informata – ancorata nei dati, nella conformità e nell’esperienza del viaggiatore – emerge come un catalizzatore di questa ripresa delle spese legate ai viaggi: aumento dei biglietti aerei, crescita degli alloggi e dei trasporti terrestri, ascesa del treno e dei VTC/carpooling, il tutto in un contesto di politiche di viaggio spesso più rigorose e di un controllo dei costi rafforzato.
Le analisi di SAP Concur mostrano un anno 2024 particolarmente dinamico per le spese di viaggi d’affari. I volumi stanno crescendo, trainati dal settore aereo e da una ripresa più marcata a livello internazionale rispetto a quella nazionale. Questa tendenza illustra un netto ritorno sul campo dei collaboratori dopo cicli turbolenti, con una gestione dei costi unitari che rassicura i dirigenti finanziari.
Al centro di questa equazione, un gestione basata sui dati – dalla prenotazione alla nota spese – consente di fare un fine tuning tra performance economica, qualità del servizio e conformità. La piattaforma Concur Expense offre una visibilità tempestiva per aggiustare le politiche di viaggio, negoziare con i fornitori e garantire la conformità delle spese, anche in mobilità.
Dati che convalidano la ripresa
Nel 2024, le transazioni di viaggio processate tramite Concur Expense sono aumentate del 13%. Per quanto riguarda il settore aereo, le prenotazioni si intensificano, con un divario favorevole a livello internazionale (+6% del volume) rispetto al nazionale (+3%). Questa spinta aerea è accompagnata da una crescita a doppia cifra delle altre categorie: alloggio (+17%), trasporti terrestri (+16%), pasti (+13%). Anche le mobilità alternative si distinguono: noleggio auto (+10%), treno (+14%) e VTC/carpooling (+16%).
I team di SAP Concur sottolineano che si tratta di una ripresa « sana »: più spostamenti, maggiori acquisti per collaboratore, ma costi medi per transazione che non decollano. Un segnale forte per le aziende che vigilano sull’efficienza dei loro budget mentre sostengono il rilancio commerciale.
Politiche ristrette, gestione più intelligente
Paradossalmente, questa crescita si inserisce in un contesto in cui le politiche interne si sono indurite. Un viaggiatore su tre percepisce sforzi da parte della propria azienda per ridurre le spese di viaggio. La chiave di volta di questo paradosso risiede in una migliore disciplina di acquisto (fornitori preferenziali, tariffe negoziate), in politiche di viaggio ottimizzate e in una regolazione progressiva delle tariffe sul mercato.
Il bisogno di conformità rimane centrale: tra il 15% e il 20% delle note spese presentano ancora delle irregolarità (errori, duplicati, documenti mancanti, superamenti). Da qui l’esigenza di un processo « preciso, semplice e conforme », per riprendere lo spirito delle raccomandazioni di SAP Concur: le aziende che gestiscono meglio le loro spese performeranno maggiormente, innovano più velocemente e costruiscono relazioni con i clienti più solide.
Dalla road map all’esperienza del viaggiatore: le leve di una gestione informata
L’approccio vincente combina un quadro chiaro (budget, soglie, fornitori) e un accompagnamento attento delle squadre in trasferta. Pre-approvazioni intelligenti, tetti dinamici, preferenze dei viaggiatori e tool mobile facilitano le scelte tra costo, qualità e produttività. Questa coerenza favorisce anche l’emergere di pratiche come il bleisure, utile per prolungare un viaggio di lavoro con un breve soggiorno personale, senza compromettere le politiche di spesa.
Multimodalità e sostenibilità come acceleratori di controllo
La crescita del treno (+14%) conferma un cambiamento verso modalità sostenibili e prevedibili in termini di costi e orari. Il ritrovato successo dei treni notturni illustra questa dinamica: combinare riposo, riduzione dell’impronta di carbonio e controllo di bilancio diventa un leve concreto di controllo dei costi.
Per quanto riguarda il trasporto terrestre, la crescita dei VTC/carpooling (+16%) e del noleggio auto (+10%) richiede una gestione più attenta: integrazione delle ricevute in Concur Expense, limiti orari e per categoria, orientamento nella scelta delle classi di veicoli, così come restrizioni geografiche per evitare l’inefficienza delle spese.
Ottimizzare l’hotellerie e la ristorazione
Con un aumento del 17% per l’alloggio e del 13% per i pasti, le opportunità di ottimizzazione sono molte: strategie di tariffe negoziate, politica di colazione inclusa, soglie per città, periodi di esclusione o anche carte virtuali con limiti dinamici. Per quanto riguarda la conformità, la digitalizzazione dei documenti giustificativi e la categorizzazione automatica limitano gli errori e accelerano il rimborso senza attriti.
Le tecnologie SAP Concur al servizio della performance finanziaria
La suite SAP Concur allinea visibilità, automazione e controllo. Concur Expense centralizza la spesa, rileva le incoerenze e documenta le decisioni; la cattura mobile delle ricevute, l’OCR e l’analitica riducono i tempi e migliorano la tracciabilità. Controlli preventivi – regole di politica, avvisi in tempo reale, circuiti di approvazione – rafforzano la conformità senza appesantire l’esperienza dell’utente.
Dal reporting alla decisione
Dashboard dettagliate mettono in evidenza la deriva dei costi per categoria, mercato o team, quantificano i guadagni dei fornitori preferenziali e misurano il tasso di prenotazione nei canali approvati. Le aziende possono così rinegoziare i loro accordi, affinare le loro politiche di viaggio e far evolvere i loro piani di mobilità. In un ecosistema travel-tech in movimento – vedere l’introduzione in borsa di Navan – la capacità di fare affidamento sui dati diventa un vantaggio competitivo.
Ridurre le irregolarità, garantire la conformità
Di fronte al 15–20% di irregolarità registrate, l’automazione dei controlli (duplicati, superamenti, documenti mancanti), il campionamento intelligente e i workflow di escalation consentono di elaborare più rapidamente e con maggiore precisione. La formazione continua per viaggiatori e approvatori, associata a politiche chiare, riduce significativamente la non conforme e tutela il margine senza frenare l’attività commerciale.
Tendenze 2024 che ridisegnano il business travel
Il ritorno dei viaggi internazionali (+6% rispetto al +3% in nazionale) si accompagna a una propensione per esperienze utili e ispiratrici, in grado di rafforzare l’impegno delle squadre. Iniziative che stabiliscono record di viaggio o promuovono la mobilità responsabile permeano le politiche HR e CSR, senza deviare dalla linea di bilancio grazie a una gestione informata.
Nuove aspettative dei collaboratori
La domanda di soggiorni meglio ritmati e che mescolano turismo e lavoro si sta affermando. Le organizzazioni rispondono con quadri chiari (limiti, assicurazioni, conformità fiscale), opzioni multimodali (inclusi i treni notturni) e un’esperienza digitale fluida dall’inizio alla fine.
Mobilità internazionali e conformità estesa
L’aumento delle missioni lunghe e delle rilocalizzazioni – per esempio per trasferirsi in Canada – amplia il perimetro della gestione dei viaggi: visti, per diem, fiscalità, assicurazioni e armonizzazione delle note spese a livello internazionale. Centralizzando i dati e i percorsi di approvazione, SAP Concur aiuta a standardizzare le pratiche e a controllare i costi transfrontalieri.
Come strutturare una strategia di gestione informata
Cartografare la spesa e i percorsi (pre-acquisto, acquisto, post-acquisto), definire KPI mirati (tasso di prenotazione nel canale, costo medio per notte, emissione di carbonio per viaggio), consolidare politiche di viaggio chiare, e implementare controlli contestualizzati sono i primi mattoni. Seguono l’adozione ponderata dei moduli SAP Concur (mobile, carte virtuali, analisi avanzata), la formazione continua degli utenti e un ciclo di miglioramento basato sui risultati.
L’obiettivo: una governance che collega economia, conformità, esperienza del viaggiatore e impatto ambientale. È così che la gestione dei viaggi informata trasforma la ripresa in una traiettoria sostenibile per le spese legate ai viaggi.
